FORMATE · VERGLEICH

XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede, Einsatz und richtige Wahl

Beide Formate können echte E‑Rechnungen sein. Der Unterschied liegt vor allem in Darstellung, Profilen und Prozessanforderungen.

Stand: September 2026 · Lesezeit: ca. 8 Minuten

XRechnung oder ZUGFeRD: der Kurzvergleich

XRechnung ist typischerweise eine reine XML-Datei; ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/A‑3-Dokument mit eingebetteter XML. Beide können die Anforderungen an eine E‑Rechnung erfüllen. Entscheidend sind Empfängeranforderung, Profil, Version und eine technisch wie fachlich korrekte Datei — nicht die Dateiendung allein.

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD
Grundform	Strukturierte XML-Datei	PDF/A‑3 mit eingebetteter XML
Lesbarkeit	Viewer oder Systemdarstellung nötig	PDF-Ansicht direkt lesbar
Führender Inhalt	XML	Strukturierter XML-Teil
Typischer Einsatz	Stark im B2G-Umfeld, auch B2B möglich	Praktisch für B2B-Prozesse mit menschlicher PDF-Ansicht
Prüfung	Zur XRechnung-Version passende Validierung	Profil, Version, PDF/A‑3 und XML prüfen

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist die deutsche Ausprägung eines strukturierten Rechnungsdatenmodells auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnung liegt als XML vor. Sie ist für Systeme gut verarbeitbar, benötigt für Menschen aber eine Visualisierung.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann die jeweils verlangte XRechnung-Version und Übermittlungsplattform maßgeblich sein. Prüfen Sie deshalb die Vorgaben des konkreten Empfängers und die aktuelle KoSIT-Spezifikation, statt eine Version dauerhaft fest einzuprogrammieren.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD kombiniert eine sichtbare PDF/A‑3-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Das erleichtert die manuelle Kontrolle und ermöglicht zugleich maschinelle Verarbeitung. Seit Einführung der obligatorischen E‑Rechnung ist bei Abweichungen der strukturierte Teil maßgeblich.

Nach den BMF-FAQ erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL. FeRD veröffentlicht laufend neue Fassungen. Stand September 2026 ist ZUGFeRD 2.5.2 als aktuelle Fassung ausgewiesen.

Welches Format passt zu welchem Fall?

Der Empfänger verlangt XRechnung: Nutzen Sie die geforderte Version und Syntax. Das ist insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern relevant.
Menschen sollen die Rechnung ohne separaten Viewer lesen: Ein zulässiges ZUGFeRD-Profil kann praktischer sein.
Ihr System verarbeitet XML direkt: Reines XML kann Medienbrüche reduzieren.
Sie empfangen beide Formate: Bauen Sie einen gemeinsamen Prüfprozess mit formatabhängiger Visualisierung und Validierung.

Die beste Wahl ist diejenige, die Empfängeranforderungen erfüllt und in Ihrem System ohne manuelle Neuerfassung verarbeitet werden kann.

Häufige Fehler beim Formatvergleich

PDF mit E‑Rechnung verwechseln: Eine normale PDF ist keine strukturierte E‑Rechnung.
Nur auf den sichtbaren ZUGFeRD-Teil schauen: Bei Abweichungen ist der strukturierte Teil führend.
Profile ignorieren: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Voraussetzungen.
Versionen festschreiben: Standards entwickeln sich weiter; Empfänger- und Versionsvorgaben müssen regelmäßig geprüft werden.
Visualisierung mit Validierung gleichsetzen: Eine schöne Ansicht beweist keine technische Konformität.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD immer eine gültige E‑Rechnung?

Nein. Profil, Version und Dateiinhalt müssen passen. Nach BMF-Angaben sind insbesondere die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichend, während ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den übrigen geeigneten Profilen grundsätzlich die Formatvoraussetzungen erfüllen kann.

Kann XRechnung eine PDF enthalten?

Die XRechnung selbst ist strukturiertes XML. Ergänzende Unterlagen können je nach Prozess eingebettet oder zugeordnet werden, aber eine PDF-Ansicht ersetzt nicht das Original-XML.

Muss ich mich auf ein Format beschränken?

Nein. Viele Systeme unterstützen mehrere Formate. Entscheidend ist, dass Empfang, Prüfung, Verarbeitung und Archivierung für jedes akzeptierte Format zuverlässig funktionieren.

Quellen und Vertiefung

Hinweis: Allgemeine Orientierung, keine Einzelfallberatung.