E‑Rechnung-Pflicht 2025/2026: Was Unternehmen jetzt tun müssen

E‑Rechnung-Pflicht 2025/2026: die Kurzantwort

Die neue Definition ist entscheidend: Eine E‑Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Eine einfache PDF-Datei ist seit 2025 keine E‑Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Maßgeblich ist außerdem der Zeitpunkt des ausgeführten Umsatzes.

Empfang und Ausstellung sind zwei verschiedene Pflichten

Eine elektronische sonstige Rechnung, etwa eine E‑Mail mit PDF-Anhang, setzt während der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers voraus. Eine Papierrechnung kann im Übergangszeitraum ohne diese Zustimmung verwendet werden.

Für wen gilt die E‑Rechnung-Pflicht?

Die umsatzsteuerliche Regel betrifft regelmäßig Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Als Unternehmer gelten nicht nur größere Unternehmen: Auch Freiberufler, Vermieter mit unternehmerischer Tätigkeit, Ärzte und Kleinunternehmer können darunter fallen. „Inländisch“ knüpft an Sitz, Geschäftsleitung, beteiligte Betriebsstätte oder — wenn kein Sitz besteht — Wohnsitz beziehungsweise gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland an.

Private Endverbraucher sind von diesen B2B-Regeln nicht betroffen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene B2G-Regeln. Eine Leitweg-ID ist im normalen B2B-Austausch grundsätzlich nicht erforderlich.

Wichtige Ausnahmen und Abgrenzungen

• Kleinunternehmer: Sie müssen E‑Rechnungen empfangen können, dürfen Rechnungen über ihre nach § 19 UStG steuerfreien eigenen Leistungen aber als sonstige Rechnung ausstellen.
• Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 Euro bestehen besondere Erleichterungen.
• Fahrausweise: Auch hier gelten Sonderregeln.
• B2G: Die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber können unabhängig von den B2B-Übergangsregeln strenger sein.

Ob eine Ausnahme greift, hängt vom konkreten Umsatz und der Rolle der Beteiligten ab. Eine allgemeine Checkliste ersetzt deshalb keine Einzelfallprüfung.

Minimaler Umsetzungsplan für 2026

1. Empfang festlegen: Ein zentrales E‑Mail-Postfach oder einen anderen abgestimmten Kanal benennen.
2. Dateitypen erkennen: PDF nicht automatisch als E‑Rechnung behandeln; XML- und Hybridformate unterscheiden.
3. Viewer und Validierung testen: Eine repräsentative XRechnung lesbar machen und technische Fehler prüfen.
4. Sachprüfung dokumentieren: Absender, Empfänger, Leistung, Beträge und Zahlungsdaten kontrollieren.
5. Original aufbewahren: Den strukturierten Teil unverändert und nachvollziehbar archivieren.
6. Ausgangsprozess planen: Nicht bis zum Ende der eigenen Übergangsfrist warten, wenn Kunden schon früher strukturierte Rechnungen erwarten.

Häufige Fragen

Ist eine PDF seit 2025 eine E‑Rechnung?

Nein. Eine einfache PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und gilt deshalb als sonstige Rechnung. Ein hybrides Format wie ZUGFeRD kann dagegen eine E‑Rechnung sein, weil die PDF eine strukturierte XML-Datei enthält.

Muss ich E‑Rechnungen automatisch verbuchen?

Nein. Der Empfang muss möglich sein, aber das BMF verlangt nicht, dass Empfänger darüber hinaus zwingend eine vollständig automatisierte Verarbeitung durchführen.

Reicht ein E‑Mail-Postfach für den Empfang?

Grundsätzlich ja. Das BMF nennt ein E‑Mail-Postfach ausdrücklich als ausreichenden Empfangsweg. Vertragspartner können im konkreten Fall aber andere Übermittlungswege vereinbaren.