KLEINUNTERNEHMER · 2026
E‑Rechnung für Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen meist nein
Auch Kleinunternehmer sind beim Empfang einbezogen. Für ihre eigenen nach § 19 UStG steuerfreien Leistungen gilt dagegen eine besondere Ausnahme.
E‑Rechnung für Kleinunternehmer: die Kurzantwort
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E‑Rechnungen empfangen können. Für eigene Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, dürfen sie jedoch weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen — zum Beispiel auf Papier oder, bei Zustimmung des Empfängers, als PDF.
Der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen ist der wichtigste Punkt. Die Empfangsbereitschaft gilt unabhängig davon, dass für eigene Kleinunternehmerrechnungen eine besondere Ausnahme besteht.
Was Kleinunternehmer empfangen müssen
Das BMF zählt Kleinunternehmer zu den Unternehmern, die E‑Rechnungen empfangen können müssen. Eine besondere Softwareplattform ist dafür nicht automatisch vorgeschrieben: Ein erreichbares E‑Mail-Postfach reicht als technischer Empfangsweg grundsätzlich aus.
Der Empfang allein verpflichtet nicht zu einer vollautomatischen Buchung. Sie müssen aber in der Lage sein, die Datei zu sichern, lesbar zu machen, zu prüfen und ordnungsgemäß aufzubewahren.
Was Kleinunternehmer ausstellen dürfen
Rechnungen über Leistungen, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, können nach der Kleinunternehmerregelung als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Das bedeutet: Für diese eigenen Leistungen besteht keine Pflicht zur Ausstellung als E‑Rechnung.
| Situation | Grundregel | Praktische Folge |
|---|---|---|
| E‑Rechnung erhalten | Empfang muss seit 2025 möglich sein. | E‑Mail-Postfach, Viewer und Ablageprozess vorbereiten. |
| Eigene § 19-Umsätze abrechnen | Sonstige Rechnung bleibt zulässig. | Papier oder abgestimmte PDF kann genügen. |
| Wechsel zur Regelbesteuerung | Die besondere Kleinunternehmer-Ausnahme entfällt ab dem maßgeblichen Wechsel. | Übrige Voraussetzungen und Übergangsregeln neu prüfen. |
Der minimale Praxisablauf
- Postfach festlegen: Einen zentralen Empfangskanal nennen und regelmäßig kontrollieren.
- Dateien erkennen: Zwischen normaler PDF, XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden.
- Rechnung lesbar machen: XML mit einem geeigneten Viewer anzeigen.
- Inhalt kontrollieren: Absender, Leistung, Betrag, Steuerangaben und Zahlungsdaten prüfen.
- Original archivieren: Den strukturierten Teil unverändert speichern.
- Fristen dokumentieren: Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufbewahren und interne Zuständigkeiten festhalten.
Was beim Wechsel zur Regelbesteuerung passiert
Wechselt ein Betrieb aus der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, ist er nach BMF-Angaben ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung von E‑Rechnungen verpflichtet. Prüfen Sie den Umstellungszeitpunkt, die betroffenen Umsätze und gegebenenfalls noch nutzbare allgemeine Übergangsregeln rechtzeitig.
Praktisch sollte das Rechnungsprogramm schon vor dem Wechsel mit Testrechnungen geprüft werden. So vermeiden Sie, dass Format-, Pflichtfeld- oder Geschäftsregelfehler erst beim ersten Kunden auftreten.
Häufige Fragen
Brauchen Kleinunternehmer eine Leitweg-ID?
Im normalen B2B-Austausch grundsätzlich nicht. Eine Leitweg-ID ist vor allem relevant, wenn eine Rechnung an eine Behörde adressiert wird und der öffentliche Auftraggeber sie verlangt.
Darf ein Kleinunternehmer weiterhin PDF-Rechnungen senden?
Für eigene nach § 19 UStG steuerfreie Leistungen ist eine sonstige Rechnung weiterhin zulässig. Bei einer elektronischen sonstigen Rechnung sollte der Empfänger dem Format zustimmen.
Muss eine empfangene XML-Rechnung acht Jahre gespeichert werden?
Nach § 14b UStG sind Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E‑Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Quellen und Vertiefung
Hinweis: Allgemeine Orientierung, keine Einzelfallberatung.