XRECHNUNG · PFLICHTFELDER

XRechnung-Pflichtfelder: drei Regelwerke statt einer starren Liste

Steuerrecht, EN 16931/XRechnung und Vorgaben des Empfängers greifen ineinander. Welche Felder nötig sind, hängt deshalb auch von Umsatz, Steuerfall und Übertragungsweg ab.

Stand: September 2026 · Lesezeit: ca. 11 Minuten

Die Kurzantwort

Es gibt nicht eine universelle XRechnung-Pflichtfeldliste für jeden Fall. Zuerst gelten die für den konkreten Umsatz erforderlichen Rechnungsangaben nach § 14 UStG. Hinzu kommen die Regeln von EN 16931 und XRechnung sowie gegebenenfalls Eingabe- und Routingvorgaben des Empfängers.

Ein Feld kann technisch verpflichtend sein, obwohl es keine eigenständige steuerliche Pflichtangabe ist. Umgekehrt kann eine steuerlich nötige Information nur unter bestimmten Bedingungen erforderlich werden, etwa bei Steuerbefreiung oder Gutschrift.

Drei Anforderungsebenen unterscheiden

Ebene	Regelt	Beispiel
Umsatzsteuerrecht	Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung im konkreten Steuerfall benötigt	Aussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistung, Entgelt und Steuer
EN 16931 und XRechnung	Wie Rechnungsinformationen semantisch, technisch und logisch abzubilden sind	Geschäftsterme, Codes, Summenregeln und bedingte Felder
Empfänger und Übertragungsweg	Wie die Rechnung zugestellt und intern zugeordnet wird	Leitweg-ID, Bestellnummer, Lieferantennummer oder Portalregeln

Steuerliche Kernangaben nach § 14 UStG

Für eine normale Rechnung nennt § 14 Absatz 4 UStG insbesondere folgende Angaben. Sonderfälle können zusätzliche oder abweichende Anforderungen haben.

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
Ausstellungsdatum,
fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung beziehungsweise vereinnahmter Vorauszahlung,
Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, sowie vereinbarte Minderungen,
anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Je nach Fall sind weitere Hinweise erforderlich, beispielsweise bei Gutschrift, Reverse Charge, Reiseleistungen oder Differenzbesteuerung. Verwenden Sie keine pauschale Vorlage, ohne den Umsatztyp zu bestimmen.

Technische Pflichtfelder und Geschäftsregeln

XRechnung ist eine deutsche Ausgestaltung der europäischen Norm für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die Spezifikation definiert Rechnungsinformationen als XML-Datensatz und ergänzt die Norm um nationale Regeln.

Typische Gruppen im Datensatz sind:

Prozess- und Spezifikationskennung,
Rechnungsnummer, Typcode, Ausstellungsdatum und Währung,
Verkäufer- und Käuferdaten einschließlich elektronischer Adressierung,
Zahlungsinformationen und gegebenenfalls Fälligkeit,
Rechnungspositionen mit Menge, Einheit, Preis und Steuerkategorie,
Nachlässe, Zuschläge, Steueraufschlüsselung und Gesamtsummen,
Referenzen wie Bestellung, Vertrag oder Projekt, soweit der Prozess sie verlangt.

Ob ein Element zwingend, bedingt oder optional ist, ergibt sich aus Kardinalität und Geschäftsregeln der aktuellen Spezifikation. Ein Validator sollte deshalb immer mit dem zum Einreichungszeitpunkt geltenden Regelpaket arbeiten.

BT‑10, Buyer reference und Leitweg-ID

Der Geschäftsterm BT‑10 heißt „Buyer reference“. Im B2G-Bereich wird dort regelmäßig die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers eingetragen. Sie ermöglicht elektronische Adressierung und Weiterleitung.

Im normalen B2B-Austausch wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Das BMF erklärt, dass bei Formaten, die BT‑10 verpflichtend vorsehen, umsatzsteuerlich im B2B-Fall ein Platzhalter wie „-“ genügen kann. Vertragliche oder technische Empfängervorgaben bleiben davon unberührt.

Übernehmen Sie eine Leitweg-ID exakt aus den Vergabe- oder Bestellunterlagen. Raten Sie keine Prüfziffer und ersetzen Sie keine Empfängerkennung eigenmächtig. Bei Ablehnung fragen Sie den Auftraggeber nach der erwarteten Referenz und dem zulässigen Übertragungsweg.

Prüfcheckliste vor dem Versand

Umsatz einordnen: Inland/B2B, B2G, B2C, Steuerbefreiung und Sonderverfahren klären.
Empfängerprofil bestätigen: XRechnung-Version, Syntax, Portal und Kanal erfragen.
Stammdaten prüfen: Namen, Anschriften, Steuerkennung und elektronische Adressen kontrollieren.
Referenzen übernehmen: BT‑10, Bestellung, Vertrag und Lieferantennummer aus Originalunterlagen verwenden.
Positionen prüfen: Leistungsbeschreibung, Menge, Einheit, Preis, Zu- und Abschläge sauber abbilden.
Steuer und Summen prüfen: Kategorien, Sätze, Beträge und Rundung logisch abstimmen.
Aktuell validieren: Syntax, EN 16931, XRechnung und Empfängerregeln prüfen.
Original archivieren: gesendete XML samt Prüfbericht und Zustellnachweis unverändert sichern.

Häufige Fragen

Ist die Leitweg-ID für jede XRechnung Pflicht?

Für Rechnungen an Behörden ist sie regelmäßig zentral. Im normalen B2B-Verkehr besteht nach BMF-Angaben grundsätzlich keine Leitweg-ID-Pflicht; das technische Feld oder der Empfängerprozess kann trotzdem eine Referenz verlangen.

Reichen die Angaben aus einer PDF-Vorlage?

Nicht automatisch. Die Informationen müssen an den richtigen Geschäftstermen stehen und die technischen sowie logischen Regeln erfüllen.

Welche XRechnung-Version soll ich nutzen?

Verwenden Sie die aktuell gültige offizielle Spezifikation und prüfen Sie die Vorgaben des Empfängers. Alte Bundles können zu Dokumentationszwecken verfügbar bleiben, sollten aber nicht ohne Prüfung für neue Einreichungen genutzt werden.

Quellen und Vertiefung

Hinweis: Allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfällen sind Vertrag, Rechnung und aktueller Rechtsstand gesondert zu prüfen.