XML‑Rechnung archivieren: Original erhalten, Zugriff sichern

XML‑Rechnung archivieren: die Kurzantwort

Die Frist beginnt nach § 14b UStG mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Daneben können sich Anforderungen aus § 147 AO und den GoBD ergeben.

Acht Jahre – aber Fristbeginn richtig zählen

§ 14b UStG verlangt die achtjährige Aufbewahrung von ausgestellten und empfangenen Rechnungen. Der Fristlauf beginnt mit dem Ende des Ausstellungsjahres. Eine am 12. Mai 2026 ausgestellte Rechnung ist daher grundsätzlich bis zum Ablauf des 31. Dezember 2034 aufzubewahren.

Die steuerlichen Aufbewahrungsregeln können sich überschneiden. Prüfen Sie bei Buchungsbelegen, Verfahren oder laufenden Prüfungen, ob eine längere tatsächliche Vorhaltung erforderlich ist. Löschen Sie nicht allein nach einem automatischen Achtjahres-Timer ohne fachliche Freigabe.

Was als Original aufzubewahren ist

Bei XRechnung ist die XML-Datei selbst die Rechnung. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil nach aktueller BMF-Auffassung führend, wenn er von der Bilddarstellung abweicht. Speichern Sie deshalb mindestens den strukturierten Teil in der empfangenen beziehungsweise versandten Form.

Vier Anforderungen an das Archiv

Unversehrtheit

Die erforderlichen Rechnungsangaben dürfen nicht verändert werden. Vergeben Sie Metadaten außerhalb der Originaldatei, statt XML-Inhalte nachträglich zu überschreiben.

Verfügbarkeit und Lesbarkeit

Unterlagen müssen während der Frist verfügbar und unverzüglich lesbar zu machen sein. Halten Sie deshalb auch Viewer, Exportweg und Zugriffsberechtigungen funktionsfähig.

Maschinelle Auswertbarkeit

§ 147 AO verlangt bei elektronischen Unterlagen grundsätzlich, dass sie maschinell ausgewertet werden können. Ein Ausdruck oder Bildscan allein nimmt der XML ihre auswertbare Struktur.

Nachvollziehbarkeit

Dokumentieren Sie Eingang, Ablageort, Berechtigungen, Sicherung, Änderungen am System und Löschfreigaben. Ein bestimmtes Softwareprodukt schreibt das Gesetz nicht pauschal vor.

Eine einfache Ablagestruktur für kleine Betriebe

1. Originalverzeichnis: schreibgeschützte Ablage nach Jahr und Geschäftspartner.
2. Eindeutige Kennung: Rechnungsnummer und interner Belegschlüssel als Metadaten führen.
3. Prüfnachweis: Validatorbericht, Freigabestatus und Korrekturkommunikation verknüpfen.
4. Buchungsbezug: Verbindung zwischen Rechnung, Buchungssatz und Zahlung erhalten.
5. Sicherung: mindestens eine getrennte, regelmäßig geprüfte Wiederherstellungskopie.
6. Rollen: Lesen, Freigeben, Administrieren und Löschen trennen, soweit die Betriebsgröße es erlaubt.
7. Fristenkontrolle: Löschung erst nach dokumentierter fachlicher Prüfung.

Diese Archivierungsfehler vermeiden

• Nur die visualisierte PDF speichern und die XML löschen.
• Eine XML öffnen, ändern und anschließend die bearbeitete Datei als Original ablegen.
• Rechnungen ausschließlich in persönlichen E‑Mail-Postfächern belassen.
• Cloudspeicher nutzen, ohne Export, Rechtekonzept und Wiederherstellung zu testen.
• Viewer oder Buchhaltung wechseln, ohne maschinell auswertbaren Datenexport zu sichern.
• Fristbeginn mit dem Zahlungsdatum statt mit dem Ende des Ausstellungsjahres berechnen.

Häufige Fragen

Muss das Archiv „GoBD-zertifiziert“ sein?

Eine allgemeine amtliche Produktzertifizierung ist nicht der Maßstab. Das BMF weist darauf hin, dass allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig noch keinen Verstoß gegen § 14b UStG und die Unversehrtheit begründet. Der gesamte Prozess muss dennoch die steuerlichen Anforderungen erfüllen.

Darf ich Dateinamen ändern?

Ein äußerer Dateiname ist nicht der Rechnungsinhalt. Praktisch sicherer ist es dennoch, die Originaldatei unverändert zu übernehmen und Suchinformationen separat als Metadaten zu speichern.

Genügt ein Backup?

Ein Backup schützt vor Verlust, ersetzt aber kein geordnetes Archiv mit Zugriff, Fristen, Berechtigungen und nachvollziehbarer Zuordnung.