BRANCHENPRAXIS · 2026
E‑Rechnung für Handwerker und Freiberufler: Fälle sauber trennen
Nicht der Berufsname entscheidet, sondern der konkrete Umsatz: inländisches B2B, Privatkunde, ausländischer Kunde, Kleinbetrag oder öffentlicher Auftrag.
Die Kurzantwort
Handwerker und Freiberufler fallen als Unternehmer grundsätzlich unter dieselben E‑Rechnungsregeln wie andere Betriebe. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen empfangsbereit sein. Für die Ausstellung sind Umsatzart, Sitz der Beteiligten, Ausnahmen und Übergangsfristen entscheidend.
Eine Rechnung an einen privaten Hausbesitzer ist kein inländischer B2B-Umsatz. Eine Rechnung an ein deutsches Unternehmen kann dagegen in die Pflicht fallen. Bei Behörden gelten zusätzlich eigene B2G-Regeln.
Fünf typische Fälle
| Beispiel | Einordnung | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Elektriker an privaten Hauseigentümer | B2C; die neue inländische B2B-E‑Rechnungspflicht greift nicht. | Allgemeine Rechnungs- und besondere Aufbewahrungshinweise für Grundstücksleistungen beachten. |
| Handwerksbetrieb an deutsches Unternehmen | Inländisches B2B; Pflicht, Ausnahme und Übergangsfrist prüfen. | Empfängerformat und Rechnungssoftware abstimmen. |
| Freiberufliche Beratung an deutsches Unternehmen | Inländisches B2B; Berufsstatus ändert die Grundsystematik nicht. | Ausstellungspflicht und Übergang anhand des Umsatzes prüfen. |
| Planungsleistung an ausländischen Kunden | Nicht automatisch von der deutschen Inland-B2B-Regel erfasst. | Leistungsort, ausländische Vorgaben und Vertrag gesondert prüfen. |
| Leistung für eine Behörde | B2G mit eigenem Rechts- und Übermittlungsrahmen. | Leitweg-ID, Portal, Bestellbezug und Format beim Auftraggeber erfragen. |
Welche Übergangsfristen gelten
Die Empfangsbereitschaft besteht seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung sonstiger Rechnungen gelten nach der aktuellen BMF-Zusammenfassung Übergangsregeln:
- Bis Ende 2026: Rechnungsaussteller können für inländische B2B-Umsätze unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen verwenden.
- Im Jahr 2027: Für Aussteller mit einem Gesamtumsatz des Vorjahres von höchstens 800.000 Euro kann die Übergangsmöglichkeit fortbestehen.
- Ab 2028: Die allgemeine Übergangsphase endet; die gesetzlichen Ausnahmen bleiben gesondert zu prüfen.
Für Kleinunternehmerumsätze nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise nennt das BMF besondere Ausnahmen. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Diese Ausnahmen dürfen nicht pauschal auf alle Rechnungen eines Betriebs übertragen werden.
Besonderheiten im Handwerk
Privat- und Geschäftskunden im selben System trennen
Viele Handwerksbetriebe bedienen beide Gruppen. Hinterlegen Sie deshalb beim Kundenstamm, ob der Auftrag dem unternehmerischen oder privaten Bereich zugeordnet ist. Eine Gewerbeadresse allein beweist den B2B-Fall nicht.
Abschläge und Schlussrechnung abstimmen
Bei längeren Projekten müssen Anzahlungen, Abschlagsrechnungen, Leistungszeitpunkte und Schlussrechnung konsistent zusammenpassen. Prüfen Sie, welche Bezüge das Rechnungsprogramm strukturiert überträgt.
Grundstücksleistungen an Privatpersonen
§ 14 UStG enthält für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück besondere Rechnungspflichten. Für nichtunternehmerische Empfänger kann zudem eine zweijährige Aufbewahrungspflicht gelten. Das ist von der B2B-E‑Rechnungspflicht zu unterscheiden.
Besonderheiten für Freiberufler
Freiberufler sind umsatzsteuerlich Unternehmer, sofern keine konkrete Sonderregel entgegensteht. Entscheidend ist nicht die einkommensteuerliche Abgrenzung zum Gewerbe, sondern der Rechnungssachverhalt.
- Projektbezug: Leistungszeitraum, Meilenstein, Stunden oder Pauschale eindeutig beschreiben.
- Steuerstatus: Regelbesteuerung, § 19 UStG oder Steuerbefreiung korrekt abbilden.
- Ausland: Leistungsort und Reverse-Charge-Angaben separat prüfen; nicht aus der deutschen B2B-Frist ableiten.
- Berufsgeheimnisse: Rechnungsinhalt auf erforderliche Angaben beschränken und Übermittlungsweg absichern.
Ein praxistauglicher Umstellungsablauf
- Kunden klassifizieren: B2B, B2C, B2G und Ausland getrennt kennzeichnen.
- Ausnahmen dokumentieren: Kleinunternehmer, Kleinbetrag oder steuerfreier Umsatz nicht nur „gefühlt“ zuordnen.
- Empfang einrichten: zentrales Postfach und Vertretung seit 2025 sicherstellen.
- Software testen: XRechnung und gegebenenfalls ZUGFeRD mit echten Prozessvarianten erzeugen.
- Empfängerdaten erfragen: elektronische Adresse, Referenz, Leitweg-ID oder Bestellnummer übernehmen.
- Validieren: aktuelle Format- und Geschäftsregeln vor dem Versand prüfen.
- Archivieren: gesendete und empfangene strukturierte Originale acht Jahre zugänglich halten.
Häufige Fragen
Müssen Freiberufler seit 2025 jede Rechnung als XRechnung senden?
Nein. Seit 2025 besteht zunächst die Empfangsbereitschaft; bei der Ausstellung greifen Übergangsregeln und Ausnahmen. Außerdem ist XRechnung nicht das einzige grundsätzlich geeignete E‑Rechnungsformat.
Gilt die Pflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Die obligatorische Regel in § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. B2C-Fälle sind davon nicht erfasst.
Brauche ich für jeden Geschäftskunden eine Leitweg-ID?
Nein. Nach BMF-Angaben ist die Leitweg-ID grundsätzlich ein B2G-Thema. Geschäftskunden können jedoch andere interne Referenzen verlangen.
Quellen und Vertiefung
- BMF: FAQ zur obligatorischen E‑Rechnung
- § 14 UStG – Ausstellungspflicht, Definition und Ausnahmen
- E‑Rechnung Bund: B2G-Praxis
- KoSIT/XStandards Einkauf: XRechnung
Hinweis: Allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfällen sind Vertrag, Rechnung und aktueller Rechtsstand gesondert zu prüfen.